Stappenplan MVO Risico Management | MVO risico checker

Stappenplan MVO Risico Management

Wat is MVO-risicomanagement?

Klanten, overheden en maatschappelijke organisaties verwachten dat bedrijven zakendoen met respect voor mens en milieu. Internationaal is dat vastgelegd in de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen. Van bedrijven wordt verlangd dat zij de MVO-risico’s in hun toeleveringsketen, productieproces en exportketen identificeren, voorkomen en verminderen. Dit wordt ook wel ‘due diligence’ of ‘MVO-risicomanagement’ genoemd.

Hoe werkt MVO-risicomanagement?

MVO-risicomanagement bestaat uit 7 stappen:

  1. Stel een MVO-beleidsplan op
  2. Breng uw keten in kaart
  3. Voer een risicoanalyse uit
  4. Stel prioriteiten
  5. Werk samen met ketenpartners om risico’s aan te pakken
  6. Veranker aanpak in bedrijfsprocessen en monitor voortgang
  7. Communiceer over beleid en voortgang

1. Stel een MVO-beleidsplan op

Voordat u start met MVO-risicomanagement is het verstandig om een overkoepelend MVO-beleidsplan op te stellen. Hierin legt u uit wat MVO betekent voor uw organisatie en hoe u dit in de praktijk brengt. Belangrijkste stappen bij het maken van een MVO-beleidsplan zijn:

  • Formuleer uw MVO-visie en –missie, en stel uw MVO-doelstellingen vast.
  • Zorg dat er draagvlak is voor MVO binnen de organisatie.
  • Stel een plan op voor de implementatie van uw MVO-strategie.
  • Verweef MVO in alle bedrijfsprocessen, onder meer in Personeelszaken, Inkoop, Ketenbeheer en Risicomanagement.
  • Evalueer uw MVO-activiteiten en verbeter uw aanpak.

Tip: Het MVO Steps stappenplan brengt de weg naar MVO-beleid en implementatie kort en duidelijk in beeld in 4 fases van 5 stappen.

2. Breng uw keten in kaart

Om een goede start te maken met MVO-risicomanagement is het belangrijk om inzicht te hebben in de aard en omvang van uw keten. Belangrijkste stappen:

  • Breng in kaart welke producten en diensten u inkoopt, produceert en exporteert.
  • Stel voor elk product en dienst vast in welk land het gefabriceerd wordt.
  • Stel voor elk product en dienst die u inkoopt vast bij welke leverancier(s) u dit inkoopt.
  • Stel voor elk product en dienst die u produceert en/of exporteert hoe de keten er na uw bedrijf uitziet (klanten, landen, afval, etc.).
  • Bepaal voor samengestelde producten de belangrijkste grondstoffen en/of halffabricaten, en waar deze vandaan komen.
  • Ga -indien mogelijk- na ook na hoe en door wie producten worden vervoerd.

Tip: De Value Chain Map is een praktisch hulpmiddel bij het in kaart brengen van uw keten.

3. Voer een risicoanalyse uit

Met een risicoanalyse brengt u in kaart of zich mogelijk risico’s voordoen in uw bedrijf en keten. Belangrijkste stappen:

  • Inventariseer mogelijke MVO-risico’s voor de landen en producten in uw keten op basis van beschikbare informatie (zoals in de MVO Risico Checker en bronnen die daarin genoemd worden) en met behulp van experts.
  • Bepaal welke risico’s relevant zijn voor uw specifieke keten. Raadpleeg hierbij alle relevante stakeholders (werknemers, klanten, leveranciers, overheden, en maatschappelijke organisaties).

Tip: Het Stappenplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen van MVO Nederland geeft een uitgebreidere toelichting op het doen van een MVO-risicoanalyse (hoofdstuk 4).
Tip: Dit rapport van Shift biedt een samenvatting van de belangrijkste tips uit een workshop over het identificeren en prioriteren van sociale risico’s.

4. Stel prioriteiten

Het is niet mogelijk om alle risico’s in uw keten tegelijkertijd aan te pakken, stel daarom prioriteiten. Bepaal aan welke risico’s prioriteit wordt gegeven op basis van mogelijke impact op uw bedrijf en mogelijk impact op de omgeving. Het is belangrijk dat u dit doet in dialoog met uw stakeholders (werknemers, klanten, leveranciers, overheden, en maatschappelijke organisaties).

Tip: Het Dossier Stakeholders van MVO Nederland geeft meer informatie over het organiseren van stakeholderdialogen.

5. Werk samen met ketenpartners om risico’s aan te pakken

Elk bedrijf is een schakel in een lange keten van leveranciers en klanten, waarin elke schakel zijn bijdrage levert. Verduurzaming van ketens kan alleen door samen te werken. Belangrijkste stappen:

  • Sluit aan bij bestaande keten- of sectorinitiatieven. Wordt er nog niet samengewerkt? Neem dan zelf het initiatief en praat met uw leveranciers, afnemers, collega’s en brancheorganisatie.
  • Stel een actieplan op voor de grootste risico’s in uw keten samen met uw leveranciers, afnemers, collega’s, brancheorganisatie en andere ketenpartners. Betrek hierin ook maatschappelijke organisaties.
  • Ga in gesprek met partijen die niet meewerken, eventueel samen met concurrenten en andere belanghebbenden.
  • Beëindig de relatie als er herhaaldelijk niets verbetert, of bij zware misstanden.
  • Herstel schade die reeds heeft plaatsgevonden.

Tip: Sluit aan bij een keten- of sectorinitiatief, bijvoorbeeld bij een van de sectornetwerken van MVO Nederland.
Tip: De MVO Risico Checker bevat adviezen hoe risico’s aan te pakken of te verminderen.
Tip: ITC Standards Map biedt informatie over meer dan 150 standaarden, gedragscodes en audit protocollen die betrekking hebben op duurzaamheid in internationale toeleveringsketens.
Tip: Ecolabel Index is een wereldwijde directory van ecolabels.

6. Veranker aanpak in bedrijfsprocessen en monitor voortgang

Een eenmalige inventarisatie van uw keten heeft maar een beperkte houdbaarheid. Het is daarom belangrijk op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in de keten. Belangrijkste stappen:

  • Ondervraag uw (in)directe leveranciers en afnemers over hun MVO-beleid, processen, en prestaties, en leg goed uit waarom u dit doet.
  • Bezoek uw (in)directe leveranciers en afnemers, en controleer hen op sociale en milieu aspecten. Dit kunt u ook samen met andere afnemers/leveranciers doen, of laten doen door een onafhankelijke organisatie.
  • Betrek NGO’s, vakbonden, en andere experts in het monitoringproces, bijvoorbeeld voor het toetsen van de methodologie, of het opzetten van gezamenlijke fact-finding missies en audits.
  • Stel een klachtenprocedure op waar individuen, groepen en organisaties die negatieve gevolgen ondervinden in uw keten terecht kunnen.

Tip: Gebruik de Checklist invloed in de keten om uw invloed in de toeleveringsketen te vergroten, en gerichter actie te ondernemen richting leveranciers.
Tip: Dit rapport van Shift bevat tips en voorbeelden van auditprocessen.

7. Communiceer over beleid en voortgang

Transparantie en communicatie naar externe partijen is een belangrijk onderdeel van ketenverantwoordelijkheid. Belangrijkste stappen:

  • Blijf in gesprek met individuen, groepen en organisaties die mogelijk negatieve gevolgen ondervinden in uw keten over uw aanpak en voortgang.
  • Bepaal op welke manier u publieke verantwoording wilt afleggen, bijvoorbeeld via uw reguliere jaarverslag, een apart duurzaamheidverslag, informatie op uw website, of een speciale brochure.
  • Overleg met stakeholders over de onderwerpen waarover u rapporteert. Vraag welke informatie en prestaties ze van uw bedrijf verwachten.
  • Publiceer uw informatie (online en/of in het jaarverslag).

Tip: Het Dossier Transparantie van MVO Nederland geeft meer informatie over transparantie.
Tip: De Communicatiewijzer geeft verschillende manieren waarop u kunt communiceren over uw MVO-prestaties.